Comment créer un processus de gestion de crise pour les salariés expatriés ou en déplacement à l'étranger ?
Les crises, qu'elles soient sanitaires, géopolitiques, géologiques ou climatiques, frappent sans prévenir et avec une force dévastatrice.
Pour les entreprises, la gestion de crise devient un enjeu crucial, surtout lorsqu'il s'agit de protéger les salariés expatriés, les “digital nomad” ou les salariés en déplacement business à l'étranger.
Cependant, si les grandes entreprises disposent souvent d'équipes dédiées pour gérer ces situations, les PME/PMI restent souvent démunies, laissant leurs collaborateurs face à des situations de force majeure, souvent seuls.
Seuls dans l’appréciation du risque mais aussi des solutions et des actions à mettre en œuvre pour limiter l’impact dudit risque.
Il est important de réaliser que lorsque nous sommes dans notre environnement quotidien, notre appréciation des risques est affutée et notre capacité à y réagir ajustée et optimale.
En déplacement à l’étranger ou même pour des salariés expatriés qui vivent depuis un certain temps dans le pays considéré, l’appréciation du risque et sa gestion sont malgré tout difficile. Et le réseau de soutien local plus faible que pour un natif.
D’où la nécessité accrue d’offrir un accompagnement particulier pour ces ressources parfois désemparées face à l’occurrence d’un risque.
Cet article vous guide à travers les étapes clés pour mettre en place un processus de gestion de crise efficace, quels que soient les moyens de votre entreprise.
L'importance d'un processus de gestion de crise : une nécessité pour la survie
Face à une crise sanitaire mondiale ou à une catastrophe naturelle, les entreprises ne peuvent plus se permettre de rester passives. La pandémie de Covid-19 a révélé les lacunes des organisations en matière de gestion de crise, mettant en lumière l'urgence d'avoir des solutions de gestion de crise robustes, particulièrement pour les salariés expatriés ou en déplacement.
Les entreprises doivent se poser une question cruciale :
Disposons-nous d'un processus de gestion de crise prêt à l'emploi ?
Si la réponse est non : il est urgent d'y remédier.
En effet, un processus de gestion de crise bien préparé est non seulement indispensable pour la survie en cas d'événement de force majeure, mais il est aussi essentiel pour protéger les employés à l'étranger, garantir leur sécurité et assurer la continuité des activités de l'entreprise.
Pourquoi les salariés expatriés sont-ils plus vulnérables ?
Les salariés expatriés ou en déplacement à l'étranger sont souvent les premiers exposés en cas de crise.
Qu'il s'agisse de troubles politiques, de catastrophes naturelles ou de crises sanitaires mondiales, leur situation géographique et leur éloignement des infrastructures de leur entreprise les rendent particulièrement vulnérables.
De plus, dans de nombreux cas, ces collaborateurs sont coupés des réseaux de soutien habituels, ce qui complique davantage leur protection mais également leur capacité à être informées de manière efficace et adéquate en cas de crise.
Les grandes entreprises prennent souvent l'initiative en matière de gestion de crise, car elles disposent d'équipes dédiées qui incluent systématiquement les expatriés dans leurs processus.
De même, les entreprises qui ont des experts en gestion des expatriés sont mieux préparées à inclure ces collaborateurs ou à créer des processus spécifiques.
Cependant, de nombreuses PME/PMI n'ont pas cette capacité.
Avec des volumes d'expatriés souvent faibles et non gérés par des experts, ces entreprises n'ont généralement aucun processus en place.
Lorsque le risque se réalise, les expatriés se retrouvent alors seuls face à la force majeure, et le décalage horaire n'arrange rien à leur situation notamment si le pouvoir décisionnel est dans le pays d’origine.
Les limites des approches traditionnelles : l'exemple du Covid-19
L'une des leçons les plus marquantes de la pandémie de Covid-19 est que les crises ne se limitent pas aux scénarios classiques pour lesquels les entreprises sont souvent préparées. En réalité, une crise comme celle du Covid présente des caractéristiques de force majeure qui la rendent imprévisible, irrésistible et difficilement contrôlable.
Durant cette crise, de nombreuses entreprises ont réalisé à quel point elles étaient mal préparées. Les ambassades, submergées par les demandes de leurs ressortissants, n'ont pas pu répondre efficacement aux besoins de tous. Les salariés non inscrits sur les listes consulaires se sont retrouvés sans accès aux informations et au soutien nécessaires pour un éventuel rapatriement.
De leur côté, les organisations étaient focalisées sur la continuité de leurs opérations, négligeant parfois la sécurité de leurs ressources humaines.
Les sociétés qui s'en sont le mieux sorties étaient celles qui avaient anticipé ces enjeux et mis en place un processus de gestion de crise combinant à la fois les ressources internes et l'appui des institutions diplomatiques.
Cette approche proactive et complémentaire s'est avérée être la clé du succès et a permis de limiter l’impact sur les ressources humaines mais également sur la continuité de l’activité des entreprises.
Des crises multiples et mondiales : Ukraine, Israël-Palestine et au-delà
La pandémie de Covid-19 n'est qu'un exemple parmi d'autres.
Les conflits en Ukraine et au Moyen-Orient ont également montré à quel point les crises peuvent avoir des impacts régionaux, déstabilisant non seulement les pays directement concernés, mais aussi leurs voisins.
Dans un monde globalisé, où les collaborateurs peuvent se trouver à tout moment dans une zone à risque, il est illusoire de penser qu'une simple approche réactive suffira.
Les entreprises doivent donc adopter une stratégie de gestion de crise globale et adaptable, capable de faire face à une diversité de scénarios.
Cette stratégie doit inclure des plans d'urgence spécifiques pour chaque région où l'entreprise est présente, avec des solutions de gestion de crise qui prennent en compte les particularités locales.
Construire un processus de gestion de crise efficace : étapes clés
Évaluation des risques
La première étape pour créer un processus de gestion de crise efficace consiste à évaluer les risques auxquels vos salariés expatriés ou en déplacement sont exposés. Cette évaluation doit prendre en compte non seulement les risques géopolitiques, mais aussi les risques sanitaires, environnementaux et sociaux. L'objectif est de cartographier ces risques et de définir des scénarios de crise potentiels.
Mise en place d'une cellule de crise
Une fois les risques identifiés, il est essentiel de mettre en place une cellule de crise dédiée. Cette équipe, composée de membres clés de l'organisation, doit être formée pour réagir rapidement en cas de crise. La cellule de crise doit avoir une autorité décisionnelle et être capable de mobiliser les ressources nécessaires pour assurer la sécurité des salariés à l'étranger.
Développement de plans d'urgence
Chaque scénario de crise identifié doit être associé à un plan d'urgence détaillé. Ces plans doivent inclure des procédures claires pour la communication avec les expatriés, les consignes de sécurité, et les étapes à suivre pour un éventuel rapatriement. Les plans d'urgence doivent être régulièrement mis à jour pour refléter les évolutions des risques et des contextes locaux.
Formation et sensibilisation des salariés
Un processus de gestion de crise ne sera efficace que si les salariés sont correctement informés et formés. Les expatriés et les employés en déplacement doivent être sensibilisés aux risques et connaître les procédures à suivre en cas de crise. Des sessions de formation régulières et des exercices de simulation de crise peuvent aider à renforcer leur préparation.
Collaboration avec les autorités locales et les ambassades
Il est crucial d'établir des liens solides avec les autorités locales et les ambassades. Ces partenaires peuvent fournir des informations précieuses et un soutien logistique en cas de crise. Cependant, il est important de ne pas se reposer uniquement sur eux. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles ont également des plans autonomes pour la gestion des crises, en complément de ce que peuvent offrir les institutions diplomatiques.
Utilisation des technologies de gestion de crise
Les technologies modernes offrent des outils précieux pour la gestion de crise. Des plateformes de communication sécurisées, des systèmes de suivi des salariés en temps réel et des applications d'alerte peuvent grandement faciliter la coordination et la réactivité en cas de crise. L'intégration de ces technologies dans votre processus de gestion de crise est donc fortement recommandée.
Leçons tirées des crises récentes
Les crises récentes, qu'elles soient sanitaires comme le Covid-19, ou géopolitiques comme le conflit en Ukraine, ont montré que la gestion de crise ne peut plus être une réflexion après coup.
Les grandes entreprises et celles ayant des experts en gestion des expatriés ont su tirer parti de leur expérience pour inclure systématiquement les expatriés dans leurs processus.
Cependant, les PME/PMI, souvent moins bien équipées, doivent redoubler d'efforts pour anticiper et mettre en place des processus adaptés.
Il est impossible de prévoir tous les scénarios de crise, mais il est possible de se préparer à y faire face avec méthode et stratégie.
Les organisations qui ont réussi à surmonter les crises récentes sont celles qui avaient anticipé les risques et mis en place des processus de gestion de crise efficaces. Ces entreprises ont pu concentrer leur énergie sur la gestion des crises elles-mêmes, plutôt que sur la mise en place de processus en urgence.
L'avenir de la gestion de crise : être prêt pour le prochain défi
À l'heure où de nouvelles menaces émergent, comme le Mpox, il est plus que jamais nécessaire de se poser la question : sommes-nous prêts pour la prochaine crise ?
En s'appuyant sur les leçons tirées des crises passées, les entreprises peuvent renforcer leurs processus de gestion de crise et s'assurer qu'elles sont prêtes à protéger leurs salariés, où qu'ils se trouvent dans le monde.
S'expatrier ou se déplacer à l'étranger pour des raisons professionnelles expose les salariés à des risques accrus en cas de crise.
Pour garantir leur sécurité et assurer la continuité des activités de l'entreprise, il est indispensable de mettre en place un processus de gestion de crise robuste.
Ce processus doit être basé sur une évaluation rigoureuse des risques, une préparation proactive et une collaboration étroite avec les autorités locales et les ambassades.
En anticipant les crises et en se dotant des outils et des méthodes nécessaires, les entreprises peuvent non seulement protéger leurs collaborateurs, mais aussi renforcer leur résilience face aux défis mondiaux, le tout en limitant l’impact d’une crise sur la continuité de leurs activités.
